Digitalizar o no digitalizar; he ahí el dilema.


Tradicionalmente he sido contrario a digitalizar el archivo de historias físicas (papel). Mi idea se sustentaba en varios razonamientos:

-Si digitalizas garabatos recuperas garabatos; baja calidad de los documentos papel, soportes deteriorados, etc.

-Si no haces espurgo y digitalizadas por fuerza bruta (todos los documentos de los dossiers), propio de épocas de bonanza económicas, pierdes la ventaja  teórica de aportar información relevante a los profesionales y les obligas a bucear por carpetas, subcarpetas y documentos, para encontrar garabatos. Los costes se disparan.

-Digitalizar debe ir parejo a un desarrollo tic’s que minimice o suprima la generación de papel. Hay que tener todos los procesos informatizados antes de digitalizar. En contra de la opinión de Soledad (1) pienso que primero tienes que tener la HCE y luego digitalizar.

– El retorno de la inversión  es engañoso por que al seguir generando papel es necesario mantener sistemas continuos de digitalización de “excedentes”. Una vez que te metes en el laberinto no hay marcha atrás y tienes que mantener un servicio de digitalización para los documentos que se generen. Se obtienen mejoras, pero menos.

Sin embargo y tal vez por la edad o la alopecia he cambiado de opinión y creo que digitalizar en determinadas condiciones puede aportar valor a los profesionales:

1.- Los valores propios  intrínsecos al uso de tic’s: disponibilidad, agilidad, claridad,…

2.- Búsquedas, filtros , información relevante. Dar el médico el dato que necesita.  Este valor está condicionado a unos requisitos de la digitalización:

–       La estrategia es dar valor a los profesionales y mejorar la asistencia y la eficiencia en la organización al suprimir procesos que no aportan valor; también quitar papel.

–       Clasificación de los tipos de documentos. Propongo el cuadro realizado por Rafa Sánchez para hacer la lista definitiva.tabladocumentos

 

–       Procedimiento de espurgo y documentos a digitalizar. Considerar que sólo hay que digitalizar los documentos “necesarios”; no digitalizar documentos ya informatizados y disponibles en la HCE, usar criterios cronológicos (último/s  electros, hemogramas, etc.).

–     Definir actores y roles:

  • Sistema de Gestión de Pacientes. Es el único punto dentro de un entorno hospitalario donde se validan las altas/bajas y modificaciones sobre datos administrativos de pacientes. También ingresos, altas ubicaciones.
  • Sistema de gestión de Archivo. Creación y gestión de dossiers, préstamos, devoluciones, etc .
  • Sistema de Información de digitalización.Este sistema es el responsable de la gestión de la digitalización de historias clínicas. Específicamente no se encarga de su almacenamiento, sino tan sólo es responsable de gestionar la llegada de las mismas, realizar su digitalizado, enviar los ficheros al REPOSITORIO, y asegurar la custodia de la historia hasta su devolución.
  • Repositorio de archivos. Este sistema es el responsable del almacenamiento de historia clínica digital.
  • Definición de procesos: Gestión de Historias Clínicas convencionales, proceso de digitalización, proceso de redigitalización, correcciones de errores, comunicación de incidencias.
  • Definir lista de metadatos asociados a cada documento.
  • Sistema de mensajería. En la guía de documentos digitalizados de Sacyl explica el uso de CDA. 

– Un documento un objeto; la búsqueda desde el visor hay que realizarla filtrando los metadatos no bucenado en miniaturas de las imágenes. El sistema de HCE debería tener funcionalidades de consulta de documentos digitalizados en base a filtros de los metadatos: fechas, servicio, tipo de documento, episodio, etc.

-Dimensionar almacenamiento y sistema de custodia. Optimizar la resolución evitando escanear a color documentos B/N.

– Gestión del cambio. En un hospital altamente informatizado el cambio tendrá un impacto bajo, en otro caso la formación a los usuarios, un buen soporte y recursos  hardware suficientes son imprescindibles para llevar el proyecto a buen puerto.

Esta es una reflexión teórica sobre la que no puedo aportar experiencia.

1 http://www.fundacionsigno.com/archivos/publicaciones/2011r12%202%20p93.pdf

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